План управления коммуникациями является составной частью плана проекта и отражает основные процессы по управлению коммуникациями. Он может быть более обобщенным или более подробным, но, как правило, включает в себя следующие разделы:

Система сбора и обновления информации: обозначаются методы представления, сбора, хранения накапливающейся в проекте информации и знаний.
Структура хранения (архив): должна обеспечивать оперативный и удобный доступ к базе знаний(ссылка на глоссарий), информации и документам.
Система распределения информации: прописываются источники и получатели информации в соответствии с матрицей ответственности (ссылка на глоссарий), типы документов и формы их представления, а также способы доступа к информации.
Требования к оформлению, терминологии, уровню детализации документов.
План информационных взаимодействий: обозначаются ключевые ситуации информационного обмена, их цели.
Политика усовершенствования коммуникаций проекта.

Рис. 9. Примерная структура плана коммуникаций проекта

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА.doc

Проблемы при планировании.doc

В процессе управления коммуникацией как информированностью заинтересованных сторон проекта можно выделить четыре составляющих:

1. Планирование коммуникаций.

2. Распределение информации.

3. Отчетность по исполнению.

4. Административное завершение.

Планирование коммуникаций

Процесс планирования взаимодействия заключается в выявлении информационных потребностей участников проекта – прояснении того, кому, когда и какая информация необходима, определении источников, каналов и видов информации.

Для изучения информационных потребностей и описания структуры коммуникаций обычно требуются следующие сведения:

структура организации проекта и матрица ответственности;
отношения отчетности между участниками;
местоположение и количество участников;
потребности во внешней информации.

Выбор видов коммуникации обусловлен степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания, доступности информационных технологий, подготовленности персонала к работе с имеющимися информационными системами, существующих барьеров коммуникации.