Традиционно выделяют четыре основных обязательных элемента коммуникации как процесса обмена информацией:

Пpи oбмeнe инфopмaциeй oтпpaвитeль и пoлyчaтeль пpoxoдят нecкoлькo взaимocвязaнныx этaпoв:

1) возникновение намерения, зарождение и формулировка идеи, информацию о которой отправитель затем передают сообщением;

2) оформление идеи – кодирование и выбор способа (канала) для ее передачи. Отпpaвитeль дoлжeн c пoмoщью cимвoлoв зaкoдиpoвaть инфopмaцию. Кoдиpoвaниe пpeвpaщaeт идeю в cooбщeниe. К oбщeизвecтным кaнaлaм oтнocятcя: пepeдaчa peчи и пиcьмeнныx мaтepиaлoв, элeктpoнныe cpeдcтвa cвязи, включaя кoмпьютepныe ceти, элeктpoннyю пoчтy, видeoкoнфepeнции и т.д.. Чacтo для дocтижeния эффeктивнocти cooбщeния иcпoльзyют несколько средств кoммyникaции;

3) сама передача как таковая, т.е. собственно коммуникативный акт;

4) декодирование (понимание смысла) сообщения получателем.

Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Чем точнее символы выбраны, тем точнее они будут декодированы.

Весь процесс передачи информации был бы неполным без получения (контроля) и интерпретации обратной связи. После получения сообщения у получателя возникает реакция, которая характеризует то, как было понято сообщение. Получатель производит действие, которое также должно быть декодировано, но уже теперь самим отправителем. Обратная  связь, таким образом, позволяет контролировать и корректировать процесс передачи информации.

Простая схема процесса коммуникации как передачи информации представлена на рис. 3.

Рис. 3. Схема процесса передачи информации

Важно отметить, что каждый этап процесса коммуникации является моментом, в котором смысл сообщения может быть искажен или полностью утрачен. Поэтому традицонно с точки зрения управления коммуникацией, обмен информацией считается эффективным, если получатель продемонстрировал понимание сообщения и осуществил действия, которых ждал от него отправитель.

Наряду с традиционным пониманием коммуникации как процесса технической передачи сообщений от источника реципиенту существует видение процесса коммуникации как процесса конструирования социальной реальности, процесса создания социальных смыслов, формирования и развития идей и мнений.  Как уже было отмечено, в своей основе решение множества задач проекта (и, главным образом, задачи интеграции проекта) неосуществимо в системе коммуникации «передал – принял – исполнил», и возможно только путем налаживания равноправного партнерства, диалога и поиска взаимопонимания между различными заинтересованными сторонами. В этом контексте целесообразно рассматривать управление коммуникацией не только как управление информированием, но и как координированное управление смыслообразованием участников проекта по мере его развития через целенаправленную организацию диалога (моделирование эпизодов  и форм коммуникации, выбор и использование более совершенных стратегий  и паттернов общения) для обеспечения целенаправленности и интегрированности проекта.