Инициация
К инициации проекта относятся следующие работы:
- формулировка замысла;
- определение цели;
- определение круга заинтересованных лиц (стейкхолдеров);
- обоснование проекта;
- определение критериев выбора (принятия / отклонения) проекта;
- подготовка и утверждение устава проекта.
Сетевую особенность фазы инициации можно отразить диаграммой Ганта:
рис. 5
На стадии инициации решающим фактором является человеческий фактор.
Формулировка замысла
Существует два подхода к инициации замысла. Первый подход — идти от проблемы к ее решению. Второй подход — стимулировать творческие идеи.
Первый подход: от проблемы к ее решению
Выявление круга проблем или какой-либо фундаментальной проблемы необходимо рассматривать в двух аспектах. С одной стороны, к проблемам можно отнестись как к нежелательным состояниям, условиям или трудностям, которые должны быть изжиты. В этом случае проект будет реализован в комплексе мероприятий, соответствующих логике ретроактивного менеджмента. С точки зрения проектной деятельности такого рода «проекты» используют ценные ресурсы, но не способствуют развитию бизнеса (компании, учреждения). Оценка эффективности «ретроактивных проектов» может быть проведена на основании описания внутренних и внешних результатов.
С другой стороны, к проблемам можно отнестись с точки зрения последствий, которые определяют будущее компании в целом. В этом случае проблемы необходимо рассматривать как траектории пути. Главный вопрос, на который следует дать ответ, — что произойдет в будущем, если сохранится текущее состояние? Если будущее несет в себе угрозу существованию бизнеса, то замысел проекта предполагает выбор иной траектории развития. Рассел Акофф в своей книге «Планирование будущего корпорации» предлагает идти от такой идеи проекта, которая указывает на идеальное будущее, возможное уже сегодня.
При таком подходе проект перестает быть способом ликвидации проблем. По своему характеру планирование идеального будущего совпадает со стимулированием творческих идей.
Второй подход: стимулировать творческие идеи
Управление творчеством — это управление креативными командами. Как показывает практика, на стадии замысла формулируется больше оснований для реализации проекта в том случае, если в команду входят все стейкхолдеры. Это же утверждение справедливо и для способов формулировки «проблемного месива» (термин Р. Акоффа, подробнее см. [1. С. 114—142]), когда оно предпринимается для описания будущего корпорации.
Стимулирование творческих идей обычно проводится в режиме семинара, организованного по модели мозгового штурма (brainstorming, facilitating workshops). В проектном менеджменте понятие семинара (workshops) соотносится с визуализацией идей. Люди, принимающие участие в мозговом штурме, записывают свои идеи на листках бумаги (стикерах), которые затем прикрепляются к доске.
Определение цели
Цель проекта формулируется как образ результата. Поскольку проект может иметь несколько результатов, выяснение всех возможных результатов и соотнесение их между собой должны проводиться в виде особого этапа целеполагания.
Определение круга заинтересованных лиц (стейкхолдеров)
Выявление всех заинтересованных лиц часто затруднительно по причине размытых представлений о том, кто и в какой мере заинтересован в проекте. Лица, которые отождествляют свою основную деятельность с проектом, будут склонны преуменьшать интересы других. В принципе возможны обстоятельства, при которых стейкхолдер не знает о своих интересах или же недооценивает их значение.
При определении круга стейкхолдеров вовлечение в проект (особенно партнеров) значит не меньше, чем обращение к людям, интерес которых можно оценивать как объективный. Определение бо́льшего количества стейкхолдеров позволяет лучше дифференцировать степени их влияния на проект и точнее охарактеризовать специфику участия в реализации проекта. Наименее заинтересованные стороны, которые все же были привлечены на стадии инициации, смогут получить роли, которые их удовлетворят. Чаще всего это значит, что их роль ограничивается участием в семинарах.
При неблагоприятных условиях стейкхолдеры могут препятствовать инициации проекта. К этим условиям относятся:
- полная загруженность и ощущение дефицита свободного времени;
- недостаточная заинтересованность;
- конфликт интересов;
- страх, вызванный неопределенным будущим;
- сомнения в собственной компетентности, необходимой для реализации проекта.
Цель определения круга стейкхолдеров — подготовка к работе по составлению реестра требований, предъявляемых к результату проекта. Этот реестр представляет собой раздел Устава проекта. Требования стейкхолдеров собираются при помощи интервью, анкетирования, опросов, фокус-групп и семинаров.
В проектной деятельности понятие «интерес» раскладывается на две составляющие: потребности и требования. В принципе речь идет о разных способах представления ожиданий потребителя. Для самого потребителя ожидания имеют внутреннюю направленность: человек реагирует на исполнение ожиданий, испытывая положительные, нейтральные или отрицательные эмоции. Согласно модели Кано, ожидания, направленные на эмоции, разделяются на три группы:
- обязательные;
- желаемые;
- восхищающие.
Обязательные ожидания подразумевают то, без чего результат не имеет смысла (например, книга баз обложки). На исполнение обязательных ожиданий пользователь реагирует нейтрально, принимая результат как должно, а на отсутствие — резко отрицательно.
Желаемые потребности расцениваются потребителем как условия, которые повышают комфорт и качество жизни. Их отсутствие не вызывает недовольства, но наличие рождает положительные эмоции. Чем больше удовлетворяются желаемые потребности, тем ярче эмоции и чувство эмпатии.
Удовлетворение потребностей, которые самим пользователем не осознавались или не были сформулированы с должной степенью ясности, вызывает восхищение. В этом случае речь идет о невысказанных потребностях, которые обеспечивают стремление пользователя к такого рода продуктам или услугам.
Под «требованиями» понимаются такие формулировки, которые указывают на измеримые характеристики результата. Требования прописываются в форме характеристик, свойств или качеств результата. Требования необходимы для планирования работ, поскольку обозначают то, что должно быть достигнуто в ходе реализации проекта.
Нориаки Кано — заслуженный профессор Токийского университета, разработал модель, согласно которой представления о качестве должны различаться и учитываться при анализе привлекательности продукта для потребителя.