Устав проекта

Устав проекта — это главный документ. Его структура и содержание программируют номенклатуру документов, которые будут создаваться и использоваться в ходе планирования и реализации проекта. Устав проекта включает в себя следующие разделы:

• Выходные сведения
• Лист согласования проекта
• Оглавление
• Описание проекта (определение потребности и требований, предъявляемых к результату; цели, задачи, рамки проекта, обоснование проекта, в том числе и экономическое)
• Сведения об организации и управлении проектом (реестр стейкхолдеров, ответственность и функции участников проекта, организационная структура проекта, этапы и содержание проекта, план управления проектом)
• Сведения о документообороте проекта (состав документации проекта, матрица документооборота)
• Сведения об ограничениях проекта и об управлении ограничениями (описание условий выполнимости проекта, описание рисков, план управления рисками)

В отсутствие технической документации устав проекта — это один из самых объемных документов. Разделы устава могут детализироваться с такой глубиной, которая необходима.

 

Матрица ответственности

Матрица ответственности служит основанием для планирования управления проектом и для организации документооборота. В матрице планируются отношения управления с точки зрения степени ответственности за реализацию проекта. Количество степеней зависит от количества ролей и функций участников проекта. Обязательные виды ответственности:

Ответственный (О) — человек, который полностью отвечает за выполнение задачи.

Исполнитель (И) — человек, который выполняет работу тем способом, который предлагается ответственным.

Поскольку в проекте одному и тому же лицу часто приходится исполнять разные роли, создание матрицы ответственности существенно облегчает обозримость отношений и предупреждает конфликты, которые возникают на почве неопределенности (кто за что отвечает) в случае возникновения проблем.

Другие виды ответственности:

Консультант (К) — человек, который отвечает за своевременную и нужную информацию.

Наблюдатель (Н) — человек, который не вмешивается в ход работ и не несет ответственности за какую-либо задачу.

Информируемый (И) — человек, которому в ходе проекта обязаны представлять сведения (часто в виде отчетов). Информируемый является либо управленцем высокого уровня, в чьей власти принимать решения о приостановке или полной отмене проекта, либо лицом, которое решений не принимает, но которого необходимо осведомлять о ходе выполнения проекта (например, будущего потребителя). Различия между информируемыми могут прописываться с помощью конкретизации ролей: лицо, осуществляющее контроль (К либо П при наличии консультанта), лицо, принимающее решение (Р), лицо, согласовывающее одни решения с другими (С).

Эксперт (Э) — человек, который отвечает за решение проблем и за интенсификацию проекта.

Также в матрицу ответственности часто вносится Участник (У). Различие между участником и исполнителем определяется в каждом конкретном проекте в зависимости от должностных обязанностей того или иного лица.

Формат матрицы ответственности (виды ответственности выставлены для примера):

Работа, задача или процесс	должность, роль 1	должность, роль 2	и т.д.
1	О	К	И
2	О	И	И
и т.д.		И	И

Отсутствие какого-либо вида ответственности указывает, что стейкхолдер не имеет к данной работе никакого отношения. Часто большое количество свободных ячеек указывает на то, что роли в проекте спланированы «линейно» и в содержании проекта ослаблено сетевое взаимодействие.

Текущая документация

Включает общие документы (информационные письма, служебные записки, протоколы собраний, протоколы разногласий и др.) и рабочие документы (инструкции, журналы учета, бухгалтерские документы и др.)

Отчетная документация

Включает отчеты по этапам проекта, отчет о внедрении (реализации) проекта с обязательной аналитической частью, освещающий управление проектом с точки зрения достижений и проблем.