Письмо оформляют на бланке письма формата А4 (если текст не превышает 7 строк, используют формат А5), с угловым или продольным расположением реквизитов.  Современное деловое письмо имеет конкретные реквизиты.

Обязательным реквизитом письма является заголовок, который отвечает всем требованиям, предъявляемым к этому реквизиту. Если текст письма 5-6 строк – заголовок можно не указывать.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и рабочий телефон. Например:

А.Л.Аксенова

45-99-08

Текст письма чаще всего оформляют:

• 1 л. ед.ч. (я предлагаю…);
• 1 л. мн. ч. (мы предлагаем…);
• 3 л. мн.ч. (организация предлагает…).

Наиболее рациональна структура текста письма, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления письма, во второй части – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения. Однако текст письма может состоять и из трех частей: 1) введение, 2) доказательства, 3) заключение.