Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка делится на две группы:

1) документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений; оформляются на общем бланке учреждений;

2) записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения работников, оформляют на формате А4. Текст объяснительных записок второй группы должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства (приложение № 5).