Важное место в процессе инициации проекта и принятия решений в выборе организационной структуры управления проектом занимают проектные роли и ответственность лиц, принимающих решения. Проектные роли определяются на основании тех специфических управленческих действий, которые должны выполнять по ходу проекта вовлекаемые в него участники. Рассмотрим основные ролевые группы проекта.

Руководители организации неизбежно оказывают существенное влияние на проектную деятельность: формируют комитеты, которые рассматривают и выбирают проекты для инициирования, согласовывают ресурсы и финансовые средства, контролируют главное направление с учетом изменений обстоятельств, санкционируют переход к следующему этапу / очередной фазе реализации проекта, принимают результаты проекта. В то же время в рамках этой группы можно выделить и специфические роли и подгруппы, а также присоединить к ней и те роли, которые могут выполняться руководителями более низкого по должностной иерархии уровня для реализации руководства проектно-ориентированной деятельностью.

Спонсор (куратор) проекта – руководитель, непосредственно заинтересованный в получении результатов проекта, отвечающий за финансирование и предоставление ресурсов. В идеале куратором должен являться руководитель как можно более высокого уровня (настолько высокого, насколько это позволяют масштаб и уровень сложности проекта).

Комитет, выбирающий проекты, представляет собой рабочую группу, состоящую из руководителей организации, которые собираются на регулярные заседания для рассмотрения проектных предложений и выбора проектов. Этот комитет устанавливает критерии отбора и принципы назначения приоритетов для проектов.

Заказчики – сотрудники различных организаций (подразделений), которые определяют необходимость разработки продукта / услуги проекта. Заказчики могут занимать различные должности (от топ-менеджеров до линейных исполнителей). В случаях, когда невозможно напрямую вовлечь в проект всех заказчиков, могут дополнительно определяться следующие роли: представители заказчика; представители заказчика, принимающие решения.

Представители заказчика – представители от группы заказчиков, назначаемые для проведения экспертизы создаваемых проектом продуктов / услуг, а также проектных решений в своей предметной области.

Представители заказчика, принимающие решения – это руководители организации, входящие в ролевую группу заказчиков, назначаемые для принятия решений по проекту от лица основных организаций или структурных подразделений, которые будут использовать продукт / услугу проекта или на чьи интересы могут повлиять результаты проекта.

Заинтересованные лица (стейкхолдеры) – лица и структуры (как внутри организации, так и внешние), организации, интересы которых могут затрагивать реализация проекта и / или его результаты. Организации различного масштаба, выполняющие разные по содержанию проекты, могут иметь одинаковые проектные роли, которые выполняют сотрудники, занимающие различные должности с существенно различающимися обязанностями. Например, критически важный проект для небольшой или средних размеров организации будет, вероятнее всего, поддерживать (спонсировать или курировать) руководитель этой организации или его заместитель, а управлять им будет высокопоставленный руководитель проекта (или непосредственно руководитель организации). В то же время проект небольшого масштаба для крупной организации или для обширного структурного подразделения предположительно будет поддерживать заместитель руководителя организации или руководитель, ответственный за направление деятельности или группу подразделений.