1. Briefkopf
Der Briefkopf besteht aus dem Namen und der Anschrift der Firma.
2. Anschrift des Empfängers
Die Anschrift besteht aus dem Namen und der Postanschrift des Empfängers. Bei Firmenanschriften kann das Wort Firma fehlen, wenn diese Information aus dem Namen selbst hervorgeht.
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Adam Müller AG Schlossstraβe 2 56068 Koblenz |
Wenn der Brief nur vom Empfänger persönlich, nicht aber von einem anderen Mitarbeiter der Firma geöffnet und gelesen werden soll, steht der Personenname vor der Firmenadresse ( mit oder ohne den Zusatz z.H., z.Hd.). wenn Sie befürchten, dass diese Reihenfolge noch nicht genug ist, können Sie noch den Vermerk “persönlich” oder “vertraulich’ hinzufügen:
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Persönlich Herrn Ewald Schuster Reisebüro Hansen |
Die Postanschrift besteht aus:
• Straβe und Hausnummer bzw. Postfachnummer
• Polstleitzahl oder Ortsangabe
3. Datum
Die Datumangabe kann dann folgende Formen haben:
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2009-04-19 (internationaleDatumsangabe) 19.04.2009 19 April 2009 |
4. Betreffzeile
Der Betreff ist eine stichwortartige Inhaltsangabe, die über der Anrede steht. Das Leitwort Betreff ist heute nicht mehr übilch. Das erste Wort der Betreffzeile wird groβgeschrieben.
5. Anrede
Nach der Anrede steht üblicherweise ein Komma, nicht mehr ein Ausrufezeichen. Das erste Wort der folgenden Zeile schreibt man klein. Ist der Brief nicht an eine bestimmte Person gerichtet, schreibt man
Sehr geehrte Damen und Herren,
Richtet sich das Schreiben an eine Einzelperson, ist als Anreden das neutrale Sehr geehrte(r) am gebräuchlichsten.
6. Brieftext
Damit der Inhalt übersichtlich wird, macht man für jedes neue Thema einen Absatz.
7. Schlussformel
Als Schlussformel verwendet man Mit freundlichen Grüβen oder Mit freundlichem Gruβ, Mit verbindlichen Grüβen und Freundliche Grüβe. Die Gruβformel steht ohne Punkt, Komma oder Ausrufezeichen.
8. Unterschrift
Die Abkürzungen wie i.A. (Im Auftrag – der/die Unterzeichnende hat für diesen Brief eine Vollmacht), i.V. (in Vollmacht bzw. In Vertretung – der/die Unterzeichnende hat vom Inhaber eine allgemeine handlungsvollmacht erhalten) oder ppa. (per procura – der/die Unterzeichnende hat Prokurastehen vor der Unterschrift. Der Ranghöhere unterzeichnet links.
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Freundliche Grüβe Karl Meier GmbH |
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Claudia Walter Schneider Ppa. Claudia Walter i.V. Peter Schneider |
Die Abkürzungen schreibt man mit groβem I, wenn sie nach einem abgeschlossenen Text stehen:
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Ihre Unterlagen erhalten Sie mit gleicher Post zurück. I.A. Meyer |
Der Anlagevermerk steht mit mindestens drei Leerzeilen Abstand unten auf dem Briefblatt.
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Anlagen 3 Formulare 1 Lichtbild |