С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.
"Срочно", "На подпись", "На отправку" и т.д. На папках указывают фамилию, инициалы, телефон исполнителя.
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел в целях их последующего использования должен производиться комплекс работ:
Приложение 8.5
Карта-заместитель
Дело ____________________________________________________________
(№ и заголовок)
Опись (номенклатура дел) _________________________________________
(№ и заголовок)
Фонд ___________________________________________________________
(№ и заголовок)
Выдано во временное пользование:
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возврата | Расписка в приеме |
Документы хранят в шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела располагают вертикально, корешками наружу. Последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел.
Дела размещаются в рабочих комнатах или в специальных помещениях в шкафах, сейфах. При поиске нужного документа сначала необходимо найти по номенклатуре дел нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
Завершенные дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации. Перед передачей дел в архив организации проводят проверку состояния документов и дел в целях установления их фактического наличия.
Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального осмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте.
Выдача сотрудникам дел для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. На выданное дело заводится карта-заместитель, которую помещают на место выданного дела. Приложение 8.5.
Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки, копирования электронных документов организация должна осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронных документов.
Оперативное хранение электронных документов и баз данных осуществляется на жестком диске компьютера в папке, заведенной в соответствии с номенклатурой дел.