В процессе деятельности предприятие получает и создает большое количество документов. После их использования документы становятся хранителями ретроспективной информации, необходимость в которой может возникнуть через определенное время. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).
Для того чтобы документы можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Различают три типа номенклатур дел - типовую номенклатуру, примерную и конкретную. Примерная и типовая номенклатуры разрабатываются вышестоящими органами управления, обязательно согласовываются с соответствующим архивом. Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия с участием сотрудников архива:
Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре учреждений с указанием их индекса и носит рекомендательный характер (вузов, медицинских учреждений и т.д.).
Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате практической деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.
Комплекс документов: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы архивов организаций; Положение об учреждении и его структурных подразделениях; Штатное расписание; Описи дел постоянного и долговременного хранения.
Сначала службы составляют номенклатуры дел структурных подразделений, затем оформляют сводную номенклатуру дел, которая направляется во все отделы предприятия и становится обязательной для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.