Автор документа – физическое или юридическое лицо, сделавшее документ.
Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать.
Документ графический – изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени.
Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Документ текстовый – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Наименование документа – обозначение вида письменного документа.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Служебное поле унифицированной формы документа – зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.