Аббревиатуры – сложносокращенные слова, образованные из начальных букв или начальных элементов слов (АТС, прораб).

Их принято делить на следующие основные группы:

– инициативный тип, т.е. образование по первым буквам полного наименования (ВНИИС, ВНИИКИ). В свою очередь инициальные аббревиатуры подразделяются на буквенные (ГИБДД) и звуковые (ГОСТ, ЗАГС, СТО);

– слоговый тип (прораб, госхоз);

– тип простых слов-усечений (спец., зав.);

– смешанный тип (Стройбанк, финотдел, хозчасть).

Применительно к деловому письменному общению существуют правила аббревиации, которые не встречают возражений ни со стороны лингвистов, ни со стороны практических работников в сфере делопроизводства.

1) Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или совпадать с другим сокращением.

2) Сокращение должно быть обратимым, т.е. полученное сокращение должно обладать такими свойствами, чтобы его можно было развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно является.

3) Сокращения должны удовлетворять нормам русского произношения.

4) Сокращения, являющиеся названиями учреждений, предприятий, организаций, а также обозначающие марки изделий и т.д., пишутся с прописной буквы.

5) При введении аббревиатур необходимо особое внимание уделять тому, чтобы они были единообразны на протяжении всей записи.

6) Слово "год" после дат сокращают, оставляя одну букву "г.", а после нескольких дат ставят буквы "гг." (точка между ними не ставится).

7) Учебные и финансовые годы пишут через косую черту "/", сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе.

8) Рубли и копейки сокращаются "руб." и "коп.", если они употребляются отдельно. В смешанном числе их сокращают – "р." и "к.".

Эти сведения, как и в ряде других случаев, приведены не только для осознанного использования аббревиации в процессе конспектирования, но и для грамотного применения при оформлении учебных отчетных материалов (рефератов, докладов и т.п.), а также в деловом письме, в делопроизводстве.