Как уже было сказано, Microsoft Outlook - это программа, содержащая ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему. Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, - формами.
Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых хранится информация об элементе. Например, для почтового сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент. Таким образом, при открытии любого элемента будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.
Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Папки в Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например, папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из операционной системы, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске (можно увидеть этот файл в проводнике, он хранится в папке C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst).